Zoom sur un PI

Depuis septembre 2017, nous avons choisi de déployer massivement les pratiques agiles, avec le cadre SAFe. L’ensemble des 400 personnes qui travaillent sur le programme SIRH ont basculé en méthode dite « agile ».

 

L’agilité, de quoi parle-t-on ?

Luc Pierre-Dit-Mery, Directeur du Programme SIRH

Le terme « agile » définit une approche de gestion de « projet » qui prend le contre-pied des approches traditionnelles prédictives et séquentielles de type cycle en V. La culture « agile » remet l’humain au cœur du système en opposition à la taylorisation excessive du travail.

Lorsque l’on travaille en cycle en V, les équipes élaborent une expression détaillée et validée du besoin avant de démarrer toute réalisation.

Un temps plus ou moins long peut donc être consacré à la rédaction de spécifications techniques et fonctionnelles. Puis, une fois le besoin exprimé, les équipes passent en production, et enfin en recette. En raison du temps qui peut s’écouler entre l’expression des besoins et la découverte des lignes de codes développées, on constate généralement, en bout de chaîne, un déphasage entre le besoin initial et l’application réalisée. Cet effet tunnel peut être préjudiciable au projet.

Les pratiques « agiles » permettent de ne plus « tunneliser » les réflexions mais de raisonner en terme de « gestion de produit ». De façon à raisonner davantage « produit » que « projet ». Schématiquement, chaque équipe est encouragée à exprimer ses besoins dans un Backlog (carnet de produit), puis à détailler les fonctionnalités de ce qui est attendu au travers de user stories, qui donneront lieu à la livraison du nouveau produit viable et testé.

Le principe au cœur de l’agilité et de responsabiliser chaque acteur, de faire des points d’étapes à intervalles réguliers pour réfléchir aux moyens de devenir plus efficace et modifier / adapter sa trajectoire au fil d l’eau selon un principe d’amélioration continue.

 

Quel est l’impact de la méthode SAFe sur le planning de production ?

Le projet est donc entrecoupé en alternance, de temps de formalisation et de temps de développement.
Ainsi la planification est découpée en trois niveaux de cérémonies pour dynamiser et optimiser le pilotage du programme :

Au niveau du programme avec le Program Increment Planning

  • Planification des chantiers fonctionnels
  • Définition des enjeux stratégiques moyen et long terme

Au niveau des pôles avec le Product Increment Planning

  • Planification des fonctionnalités
  • Coordination des chantiers à court ou moyen terme

Au niveau des équipes avec le Sprint Planning

  • Planification des User Stories
  • Développement des fonctions à court terme

Qu’est-ce qu’un Program Increment Planning ?

Le Program Increment Planning a pour but d’identifier collectivement l’objectif du prochain incrément programme et d’aligner les équipes. C’est donc une cérémonie de partage de vision et d’alignement.

Il s’agit d’une rencontre en face à face réunissant les parties prenantes du Programme. Cette cérémonie permet la synchronisation des acteurs sur la ligne directrice à prendre. Outre le partage des objectifs, elle permet de visualiser les dépendances entre les produits et de discuter des risques dans le but d’atteindre les objectifs représentés par les EPICs (processus métiers ou sujets transverses). Un EPIC peut correspondre à plusieurs produits.

Le PI Planning du programme permet également des discussions informelles en réunissant une grande partie des acteurs du programme, ce qui est compliqué au quotidien en raison de la dispersion géographique des équipes.

Qui participe à un Program Increment Planning ?

Le PI planning regroupe l’ensemble des équipes agiles, les responsables de pôles, les opérations et la direction de programme. Les équipes travaillent intensivement ensemble durant deux jours dans un seul et même lieu d’échange.
Dans le cadre du programme, cela concerne jusqu’à 200 personnes réparties sur tout le territoire métropolitain à savoir : Lille, Toulouse, Aix-en-Provence, Versailles, Paris et Vanves.

Photo de l'équipe pluridisciplinaire du PIP

Cette équipe pluridisciplinaire se compose :

  • Équipes : développeurs, Scrum Master, POD (Product Owner Délégués), PO (Product Owner)
  • Pôle : Responsable de pôle, adjoint, PMO (Project Management Office) pôle, architecte pôle, transverse
  • Responsables et adjoints des pôles métiers : gestion du personnel, paye, mouvements et moyens, remplacement
  • Opérations/ DEVOPS : Intégration, Homologation, Qualification, Production et Diffusion
  • Programme : CdC, D&T, Architecture, PMO, DP
2 photos illustrant les participants du PIP

Quels sont les livrables à l’issue d’un Program Increment Planning ?

Durant ces deux jours, les équipes affinent les Backlogs (carnet de produit), estiment ce qui pourra être fait, identifient les dépendances et les risques associés.

Les objectifs et livrables en sortie du PI Planning programme sont les suivants :

  • Partager la vision collective et l’engagement sur l’évolution du SIRH pour le prochain PI (3 mois).
  • Faire une construction macro des 4 prochains Sprints Backlogs.
  • Prioriser les fonctionnalités entre elles et mettre en lumière les surcharges éventuelles qui nécessitent des arbitrages collectifs.
  • Discuter et planifier les dépendances inter-pôles.
  • Partager les risques et leur gestion (réduction, suppression, acceptation).
  • Partager l’information autour du programme.

L’évènement se termine par une rétrospective pour s’améliorer la prochaine fois et un vote de confiance.

2 photos de la retrospective à l'issue du PIP