Les 3 niveaux

Dans un souci d’adaptation sur le Programme SIRH, nous avons découpé la planification en trois niveaux de cérémonies pour dynamiser et optimiser le pilotage.

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Déroulé d'un cycle de développement

Le Pré-program Increment Planning

Luc Pierre-Dit-Mery, Directeur du Programme SIRH 1er PI Planning du 2 et 3 octobre 2017.

Luc Pierre-Dit-Mery, Directeur du Programme SIRH 1er PI Planning du 2 et 3 octobre 2017.

Le Pré-program Increment Planning est la première étape de planification, ou « macro » planification, des travaux des 3 mois à venir pour l’ensemble des pôles/trains de développement et permet l’alignement sur des enjeux communs.

Cette cérémonie, se déroulant sur deux jours, a eu lieu pour la première fois sur le Programme SIRH le 2 et 3 octobre 2017. Elle a pour vocation d’être un évènement de rencontre en face à face, commun, fédérateur et récurrent.

Qu’est-ce que le Pré-program Increment Planning ?

Le Pré-PI Planning est une rencontre en face à face réunissant les parties prenantes du Programme. Cette cérémonie permet la synchronisation des acteurs sur la ligne directrice à prendre. Le Pré-PI Planning a pour but de partager les objectifs, de visualiser les dépendances entre les produits et de discuter des risques pour permettre d’atteindre les objectifs représentés par les directions métier.

Quel est son objectif ?

Le Pré-PI Planning a pour but d’identifier collectivement les enjeux pour la solution à moyen terme, les principales fonctionnalités à réaliser pendant ce laps de temps et de planifier le PI à venir sur 3 mois (Sprints de 4 x 3 semaines). Ayant lieu toutes les 13 semaines, le Pré-PI Planning permettra :

  • D’accroître la cohésion entre les pôles et de favoriser la communication dans un contexte où le grand nombre de personnes sur le Programme, complexifie la mise en œuvre de relations interpersonnelles.
  • D’aligner les trains pôles autour d’une vision partagée qu’elle co-construisent.
  • De mieux se coordonner en anticipant les dépendances entres les trains.

Les EPICs représentent des sujets stratégiques, dans notre cas, ce sont les processus métiers qui peuvent englober plusieurs produits, ou des sujets transverses. Elles portent la construction ou l’adaptation d’un ensemble de fonctionnalités pour une population et peuvent s’étendre sur plusieurs PI, concerner plusieurs pôles.

Exemple de processus métier avec le « mouvement des PINS » :

  • l’implantation des supports ;
  • la détermination de l’offre d’affectation ;
  • le Portail agent ;
  • le mouvement ;
  • la mise à jour des affectations…

Exemple de sujets transverses :

  • cohérence de l’architecture ;
  • stratégie de déploiement…

Le Program Increment Planning

Une personne colle des post-it sur un tableau blanc

PI Pôle GP, Toulouse, le 9 octobre 2017.

Le Program Increment Planning est donc la deuxième étape de planification des travaux des 3 mois à venir pour un pôle/train, permettant l’alignement des équipes à l’intérieur de ce train sur des objectifs partagés, à la suite de laquelle s’en suivront les Sprint Plannings portant davantage sur une planification des travaux de court terme.

Plusieurs cérémonies de PI Planning ont lieu pour la première fois sur le Programme SIRH selon le planning suivant :

  • Pôle Moyens & Mouvement
  • Pôle Remplacement
  • Pôle Paie
  • Pôle GP
  • Pôle Transverse

Tout comme pour le Pré-PI Planning, ces cérémonies se déroulent en face à face et réunissent l’ensemble des acteurs de chaque pôle/train. Le PI Planning est donc également un évènement commun, fédérateur et récurrent.

Qu’est-ce que le PI Planning ?

Le PI Planning est une rencontre en face à face réunissant les parties prenantes d’un pôle/train. C’est la cérémonie qui permet de synchroniser les équipes au sein de chaque pôle afin de découper les fonctionnalités qui seront livrées en fin d’incrément, en user stories et faire apparaître les dépendances potentielles entre équipes. Elle permet aussi de partager et d’analyser les risques relatifs à la réalisation du plan co-construit par les équipes tout au long des deux jours que dure la cérémonie.

Quel est son objectif ?

Prévu toutes les 13 semaines, le Program Increment Planning a pour but d’engager toutes les équipes du Pôle, chacune sur son périmètre et de planifier de manière concrète l’activité globale du pôle pour le Program Increment (3 mois) à venir.

Le Program Increment Planning cadre le travail des équipes de réalisation en le conciliant avec les impératifs d’engagement au niveau du Programme, d’engagement inter-pôles et de prise en compte des retours utilisateurs majeurs.

Dans ce cadre, il permettra :

  • de compléter le backlog du Pôle/train à partir des enjeux métier et des objectifs propres au Pôle partagés à cette occasion, des fonctionnalités prioritaires identifiées lors du Pré-PI Planning, ainsi que des retours utilisateurs ;
  • de mettre en cohérence les backlogs produits des équipes ;
  • de prioriser les fonctionnalités développées au sein du Pôle ;
  • de mieux se coordonner en anticipant les dépendances intra-pôle.

Le Post-Program Increment Planning

Le Post-Program Increment Planning (ou Post-PI Planning) est la troisième et dernière étape de planification des travaux des 3 mois à venir pour l’ensemble des Pôles/Trains et du Programme. Il permet de confirmer l’alignement des Pôles sur les objectifs partagés avec le Programme ainsi que de confirmer le périmètre des travaux qui seront réalisés lors du PI à venir.

Qu’est-ce que le Post-PI Planning ?

Le Post-PI Planning est une cérémonie qui se déroule en présentiel et réunit, pendant une demi-journée à une journée maximum, les parties prenantes du programme. Il doit avoir lieu deux à trois jours après les PI Plannings afin de consolider les éléments sortants des Pôles et de valider les objectifs du Programme pour les 3 mois à venir.

Quel est son objectif ?

C’est une cérémonie de partage qui permet d’aligner l’ensemble des acteurs de la solution avant de démarrer le program increment, mais aussi d’arbitrer ou d’ajuster certains éléments du plan en fonction des éléments sortants des différents PI Plannings. Cette ultime étape de synchronisation avant le PI est aussi une occasion de faire remonter les risques identifiés par les Pôles et d’en partager un plan d’actions, s’il existe, pour les gérer.

Le Post-PI Planning peut également s’inscrire dans la démarche d’amélioration continue et être l’occasion de tenir des ateliers « Inspect and Adapt » afin de lever des obstacles pré-identifiés à la réalisation des développements, ou en trouver des accélérateurs.

Le Sprint Planning

Illustration du Sprint PlaningLe Sprint Planning est une étape de planification des sprints, permettant à chaque Équipe Scrum au sein d’un pôle/train d’entrer dans le détail sur sa planification des travaux pour les trois semaines à venir.

Plusieurs cérémonies de Sprint Planning ont lieu pour la première fois sur le Programme SIRH à partir du 9 octobre 2017.

Tout comme pour le Pré-Program Increment Planning et le Program Increment Planning, ces cérémonies se dérouleront en présentiel et réunissent l’ensemble des acteurs de chaque Équipe Scrum, dont le PO (ou POD s’il existe) et le Scrum Master. Le Sprint Planning est donc également un évènement commun, fédérateur et récurrent.

Qu’est-ce que le Sprint Planning ?

Le Sprint Planning est une rencontre en face à face réunissant les parties prenantes de chaque Équipe Scrum. Cette cérémonie permet de préciser et découper en tâches individuelles les User Stories qui seront réalisées durant la nouvelle itération par chaque Équipe, soit durant les 3 prochaines semaines. Elle a lieu le 1er jour de l’itération en présentiel.

Quel est son objectif ?

Prévu toutes les 3 semaines, en amont de chaque sprint, le Sprint Planning a pour but d’engager toute l’équipe sur son périmètre en planifiant de manière concrète l’activité de l’équipe.

Le Sprint Planning permet de cadencer le travail avec les impératifs d’engagement à tenir suite aux précédentes étapes de planification (Pré-Program Increment Planning et Program Increment Planning) et les capacités de l’équipe pour préparer les trois semaines de développement à venir.

Il donne également de la visibilité à court terme sur la charge de travail et sur les objectifs que les équipes de développement vont devoir atteindre car il permet de :

  • de découper les user stories (fonctionnelles) en tâches techniques ;
  • de définir plus avant le besoin avec le PO en cas d’imprécision ou d’incompréhension ;
  • d’évaluer la complexité des développements afin de construire le plan de charge de l’itération de manière optimum et soutenable.